Komunikacja organizacyjna: definicja, rodzaje i cechy

Komunikat organizacyjny to jeden z najważniejszych filarów zapewniających jasne zrozumienie celów organizacji i strategii ich osiągnięcia.
Jednak wiele firm nie przywiązuje należytej wagi do komunikacji z pracownikami. Rezultatem jest nieefektywny system komunikacji, który prowadzi do marnowania czasu, zasobów, produktywności i ostatecznie zysków.
Tutaj dowiesz się, czym jest komunikacja i dlaczego warto ją zastosować w swojej organizacji, aby skutecznie realizować swoje cele.

Czym jest komunikacja organizacyjna?

Komunikację organizacyjną definiuje się jako kanały i formy komunikacji występujące w organizacjach, niezależnie od tego, czy są to korporacje, instytucje akademickie, organizacje non-profit czy agencje rządowe. Obejmuje zarówno komunikację wewnątrz organizacji, jak i komunikację z zewnętrznymi grupami docelowymi.

Komunikacja organizacyjna koncentruje się w dużej mierze na budowaniu relacji i interakcji z wewnętrznymi członkami organizacji oraz zainteresowanymi odbiorcami zewnętrznymi.

Ogólnie rzecz biorąc, istnieją dwa sposoby patrzenia na komunikację organizacyjną:

• Komunikacja wewnątrz organizacji (gdzie komunikacja jest częścią organizacji).
• Komunikacja jako organizacja (tj. organizacje są wynikiem komunikacji swoich członków).

Należy podkreślić, że komunikacja to nie tylko przekazywanie komunikatów pomiędzy nadawcami i odbiorcami, ale złożony proces znaczeń, konstruowanie znaczeń i negocjowanie norm przyjętych przez osoby zaangażowane w określony kontekst, w tym przypadku organizacja.

Do czego służy komunikacja organizacyjna?

Komunikacja organizacyjna pomaga nam:

• Zdefiniuj wszystkie niezbędne kroki, aby pomyślnie zrealizować zadania związane z konkretnymi rolami i obowiązkami w obszarach sprzedaży, serwisu i produkcji.
• Zarządzanie nieoczekiwanymi zmianami poprzez kreatywność oraz indywidualną i zbiorową adaptację.
• Realizuj zadania, opracowując jasne zasady, procedury i regulacje, które wspierają codzienne i bieżące operacje.
• Rozwijanie lepszych relacji interpersonalnych pomiędzy członkami organizacji, z uwzględnieniem aspektów emocjonalnych, etycznych i wrażliwych.
• Koordynacja, planowanie i kontrola działań całej organizacji zgodnie z celami wyznaczonymi przez kierownictwo.
• Tworzenie pozytywnego klimatu i kultury organizacyjnej, czyli klimatu, który zna i promuje postawy, wartości i cele charakteryzujące organizację i jej członków.
• Opracuj strategie organizacyjne uwzględniające potrzeby pracowników, aby uniknąć wypalenia zawodowego i problemów z nim związanych.

Znaczenie komunikacji organizacyjnej

Komunikacja organizacyjna przynosi korzyści zarządzaniu przedsiębiorstwem poprzez rozwój skutecznych strategii komunikacyjnych i kanałów, które osiągają wyższe wyniki Promuj produktywność, jakość i integrację wspólnej pracy.

Liczne badania dotyczące komunikacji organizacyjnej pokazują, że organizacje czerpią korzyści ze skutecznej komunikacji i umiejętności skutecznej komunikacji zależą od swoich członków.

Liczne badania wykazały, że skuteczna komunikacja ustna i pisemna jest jedną z najbardziej poszukiwanych umiejętności wśród wiodących organizacji.

Aby odnieść sukces w organizacji, pracownicy muszą posiadać umiejętności w zakresie prezentacji publicznych, słuchania i komunikacji interpersonalnej.
Dzisiejsze firmy szukają pracowników, którzy potrafią postępować zgodnie z instrukcjami i wydawać je, uważnie słuchać, przekazywać przydatne informacje zwrotne, dogadywać się ze współpracownikami i klientami, nawiązywać kontakty, dobrze pracować w zespołach, twórczo i krytycznie rozwiązywać problemy oraz jasno przedstawiać pomysły.

Skuteczna komunikacja organizacyjna obejmuje wiedzę, jak tworzyć i wymieniać informacje, pracę z różnymi grupami lub jednostkami, komunikowanie się w skomplikowanych i zmieniających się okolicznościach oraz posiadanie zdolności lub motywacji do odpowiedniego komunikowania się.

Rodzaje komunikacji organizacyjnej

Teraz, gdy już wiesz, czym jest komunikacja organizacyjna i jak ważna jest, zapoznajmy Cię z niektórymi jej typami, na które zwykle się ją dzieli:

Komunikacja kierunkowa

Komunikację organizacyjną można rozumieć w kategoriach jej kierunku, co oznacza, że ​​informacje mogą płynąć w dół, w górę lub poziomo.

• Komunikacja od góry do dołu. Od menedżerów i wyższej kadry kierowniczej po pracowników pierwszej linii.

Ten rodzaj komunikacji zazwyczaj zawiera instrukcje lub zadania do wykonania dla pracowników, może także obejmować przeglądy polityki organizacyjnej lub wyników.
Chociaż komunikacja w dół odbywa się zazwyczaj w formie pisemnej, np. poprzez B. w formie e-maili, notatek i wytycznych, może również odbywać się ustnie podczas spotkań i rozmów telefonicznych.

• Komunikacja w górę. W tego typu komunikacji komunikaty przepływają od pracowników niższego szczebla do pracowników wyższego szczebla. Ten rodzaj komunikacji może obejmować projekty lub rezultaty, którymi pracownicy muszą podzielić się ze swoimi menedżerami, na przykład: B. poprzez ankietę dotyczącą opinii o pracy, w ramach której pracownicy mogą przekazywać swoim menedżerom uwagi i sugestie na temat swojej pracy, wyników lub działalności firmy. Ten rodzaj komunikacji często dostarcza kierownictwu informacji i danych, które są wykorzystywane do podejmowania ważnych decyzji biznesowych.
• Komunikacja skierowana poziomo. Ten rodzaj komunikacji odbywa się pomiędzy pracownikami, którzy znajdują się na tym samym szczeblu hierarchii. Podobnie jak komunikacja nieformalna, ten rodzaj komunikacji jest szybki i często spontaniczny. Komunikacja pozioma ma głównie charakter ustny, a nie pisemny.

Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna

Najbardziej znane rodzaje komunikacji organizacyjnej to komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna, które można rozumieć w następujący sposób:

Komunikacja wewnętrzna

Odbywa się pomiędzy członkami organizacji. Może odbywać się pomiędzy całą firmą lub w małych grupach ludzi, takich jak działy lub zespoły projektowe.

Komunikacja wewnętrzna może mieć charakter formalny i nieformalny. Formalna komunikacja ma zazwyczaj formę pisemną i obejmuje recenzje wyników, informacje o firmie i wyniki sprzedaży. Tego typu informacje są zazwyczaj przeznaczone wyłącznie dla pracowników i nie są dostępne dla nikogo spoza firmy.

Komunikacja wewnętrzna pomaga stworzyć przyjazną atmosferę i pobudzić aktywność w pracy, pomagając pracownikom poznać i zaznajomić się z firmą.
Przyczynia się także do uznania osiągnięć pracowników i sprzyja wymianie informacji wewnątrz firmy.

Komunikacja zewnętrzna

Komunikacja skierowana konkretnie do osób spoza firmy, m.in. B. klientom, potencjalnym klientom, partnerom, mediom, konkurentom lub organom regulacyjnym, takim jak rząd.

Firmy poświęcają dużo czasu na staranne tworzenie komunikatów kierowanych do odbiorców zewnętrznych, tak aby firma była postrzegana pozytywnie.

Większość komunikacji zewnętrznej ma charakter formalny, ustrukturyzowany i przesyłana określonymi kanałami, tak aby wiadomość dotarła do opinii publicznej.

Na przykład, Na przykład promocje sprzedaży do potencjalnych klientów można wysyłać za pośrednictwem ukierunkowanej kampanii e-mailowej, a wiadomość o powołaniu nowego dyrektora generalnego można przekazać mediom i rządowi za pośrednictwem komunikatu prasowego.

Komunikacja formalna i nieformalna

Komunikację organizacyjną można klasyfikować ze względu na poziom formalności.

• Formalna komunikacja. Zwykle ma specyficzną strukturę organizacyjną oraz ustandaryzowany i starannie opracowany przekaz. Firma dba o to, aby komunikacja odbywała się kanałem odpowiednim dla docelowej grupy odbiorców. Na przykład oficjalne wiadomości firmowe mogą być przekazywane klientom w formie oficjalnego komunikatu prasowego. Oficjalne wiadomości firmowe mogą być jednak przekazywane pracownikom również w formie notatki lub na spotkaniu.
• Nieformalna komunikacja. Występuje w codziennych interakcjach pomiędzy członkami organizacji w sposób nieoficjalny. Zwykle jest to swobodna i spontaniczna komunikacja, która odbywa się we wspólnym środowisku pracy lub pomiędzy ludźmi, którzy mają wspólne preferencje i skłonności.

Przeszkody w komunikacji organizacyjnej

Choć każdy menedżer czy lider w organizacji dąży do skutecznej komunikacji organizacyjnej, istnieją pewne przeszkody, które mogą uniemożliwić odpowiedni przepływ informacji.
Przeszkody w komunikacji organizacyjnej obejmują:

Słabe lub brak planowania.

Przeszkoda ta pojawia się bardzo często w organizacjach, szczególnie tych, w których brakuje dobrego przywództwa i określenia najwłaściwszych strategii i narzędzi komunikacji organizacyjnej.
Aby komunikacja organizacyjna była właściwa i osiągała swoje cele, musi być wynikiem planowania opartego na analizie, celach i zadaniach organizacji.

Mylące założenia lub fakty

Komunikacja jest często niekompletna i prowadzi do błędnej interpretacji pewnych sytuacji w organizacji. Brak wyjaśnienia założeń lub faktów pomiędzy zaangażowanymi stronami może prowadzić do nieporozumień, a czasami poważnych problemów.

Niewystarczająco wyrażona informacja

Inną częstą barierą w komunikacji jest to, że nadawca informacji może jasno wyrazić swoje myśli, ale może wybrać niewłaściwe słowa, nie wyjaśnić niektórych terminów lub błędnie przedstawić informacje.

Musimy uważać na nasze przesłania, ponieważ nieporozumienie może spowodować duże problemy.

Bariery w kontekście międzynarodowym

Aby komunikować się skutecznie i prawidłowo przekazywać komunikat, należy wziąć pod uwagę takie czynniki, jak kultura i język.

Przykładem tego jest tłumaczenie sloganów firmowych lub przekazywanie koncepcji pracy, które znacznie różnią się w zależności od kultury, a w niektórych przypadkach mogą nawet być obraźliwe, jeśli nie zostaną właściwie potraktowane.

Utrata informacji z powodu ograniczonego przechowywania

Do tego wpadki dochodzi, gdy informacje przekazywane od jednej osoby do drugiej stają się w trakcie transmisji niedokładne i prowadzą do nieporozumień, które mogą powodować poważne problemy komunikacyjne w organizacji.

W takich przypadkach ważne jest, aby wykonać kopię zapasową wszystkich ważnych informacji, powtórzyć dane i skorzystać z oficjalnych kanałów, aby lepiej udokumentować podjęte działania.

Niestrategiczne wykorzystanie kanałów komunikacji

Stosowanie innych środków komunikacji, które nie są oficjalnymi kanałami komunikacji, może powodować zamieszanie w przekazywaniu informacji pracownikom.

Na przykład, jeśli organizacja nie przewiduje w ramach swojej polityki korzystania z grup WhatsApp, a menedżer przekazuje ważne instrukcje za pośrednictwem tego medium, w rezultacie instrukcja nie dociera do wszystkich pracowników lub decydują się oni jej nie stosować.

Nieufność lub strach w komunikacji

Jeśli liderzy nie zapewnią sprzyjającego klimatu organizacyjnego, zaufanie i środowisko pracy mogą stać się zbyt wrogie lub groźne, co może prowadzić do nieufności i lękliwej postawy, która może blokować komunikację.

Przeciążenie informacyjne

Jeśli zalew informacji będzie zbyt duży, pracownikom może być trudno je przetworzyć.

Dlatego należy starannie zarządzać treścią informacji, aby były przekazywane zwięźle i oparte na jasnych celach, aby na podstawie tych informacji można było podjąć działania.

Związek komunikacji z kulturą organizacyjną

Kultura i komunikacja wzmacniają się wzajemnie w organizacji. Kultura rozprzestrzenia się poprzez komunikację i określa system wartości, który jest brany pod uwagę w organizacji.

W niektórych organizacjach to komunikacja buduje kulturę i ustanawia ją jako coś wspólnego na różnych poziomach, podczas gdy w innych organizacjach kultura stanowi podstawę komunikacji.

W zależności od tego, jak dana osoba postrzega lub interpretuje organizację poprzez komunikację, zbuduje kulturę organizacyjną jako symbol, który ma większe znaczenie i zwiększa zaangażowanie pracowników w organizację oraz postrzeganie korzyści, jakie ona oferuje.

Ważne jest, aby kulturę organizacyjną można było dostrzec nie tylko na plakatach na ścianach, ale aby była ona pośrednio obecna w każdej osobie, która jest częścią firmy, ponieważ każdy z nich wie, że jest podstawową częścią firmy i rozumie organizacja jako całość.

Działania promujące komunikację organizacyjną

Opracowanie strategii komunikacji ma fundamentalne znaczenie dla rozwoju organizacji. Jeśli jesteś w trakcie tego procesu lub szukasz pomysłów, które pomogą Ci go wdrożyć, możesz wykonać następujące czynności:

Spotkania zespołu

Spotkania zespołu są ważną częścią komunikacji organizacyjnej. Wszystkie zespoły powinny regularnie wymieniać się pomysłami, uzyskiwać informacje zwrotne i swobodnie wyrażać swoje opinie.

Szkolenia z pracy zdalnej

Komunikacja organizacyjna może być trudniejsza, jeśli pracownicy nie dzielą tego samego miejsca pracy. Dlatego najlepsze firmy oferują szkolenia z pracy zdalnej, aby wszyscy pracownicy wiedzieli, jak się komunikować.

Opinie pracowników

Firma odnosząca sukcesy tworzy środowisko, w którym komunikacja z pracownikami jest wysoko ceniona. Dlatego zawsze starają się udoskonalać techniki komunikacji firmy i zachęcać pracowników do przekazywania informacji zwrotnych. Wykorzystują dane jakościowe i ilościowe w celu udoskonalenia firmy i systemów komunikacyjnych.

Zdarzenia i dynamika grupy

Wydarzenia społeczne i dynamiczne działania grupowe pomagają budować otwarte relacje i pokazują pracownikom nowe i skuteczne sposoby komunikacji i interakcji.

Firma odnosząca sukcesy promuje postawy pracowników, organizując spotkania towarzyskie i zachęcając ich do interakcji. Spotkania te tworzą pozytywną kulturę organizacyjną i podnoszą morale pracowników.

Przykładem takich działań są quizy online, które pozwalają na prowadzenie darmowych i dynamicznych quizów pomiędzy swoimi zespołami.

Narzędzia komunikacji organizacyjnej

Niektóre narzędzia, których możesz użyć w ramach strategii komunikacji organizacyjnej, obejmują:

• Badania komunikacji organizacyjnej.
• Badania klimatu pracy.
• Ankiety pracownicze.
• Oprogramowanie do pomiaru kultury pracy.

Konkluzja

Choć zebraliśmy kilka najważniejszych punktów dotyczących komunikacji i kultury organizacyjnej, ważne jest, abyś potrafił wykorzystać najlepsze narzędzia do poprawy tego czynnika w swojej firmie, aby skutecznie sprostać współczesnym wyzwaniom.

Jeśli pragniesz kompletnego systemu, dzięki któremu poznasz wszystko, co potrzebne do poprawy komunikacji, klimatu i kultury w Twojej firmie, zapraszamy, Siła robocza PytaniePro platforma zaprojektowana specjalnie, aby pomóc firmom ulepszyć najważniejszy czynnik: swoich ludzi.

Prezentacja online na żywo 1:1:
OPROGRAMOWANIE PRACOWNICZE QUESTIONPRO

Umów się na indywidualne spotkanie i odkryj nasze oprogramowanie do badań rynku.

Wypróbuj oprogramowanie do badania rynku i zarządzania doświadczeniem przez 10 dni bezpłatnie!

Masz pytania dotyczące zawartości tego bloga? Po prostu skontaktuj się z nami za pomocą formularza kontaktowego. Nie możemy się doczekać rozmowy z Tobą! Przetestuj również QuestionPro 10 dni bezpłatnie i bez ryzyka w spokoju i głębi!

UDOSTĘPNIJ TEN ARTYKUŁ

SŁOWA KLUCZOWE TEGO POSTU NA BLOGU

Komunikat organizacyjny | Organizacja | komunikacja