Struktura organizacyjna: definicja, zalety i typy

Dobry Struktura organizacji to jeden z najważniejszych czynników, aby Twoi pracownicy znali swoją rolę w firmie i mogli w pełni wykorzystać swój potencjał, aby osiągnąć wyznaczone cele.

W tym artykule pokażemy Ci czym jest struktura organizacyjna, jakie istnieją jej rodzaje i jakie korzyści niesie ze sobą prawidłowe wdrożenie w Twojej firmie.

Co to jest struktura organizacyjna?

Struktura organizacyjna to system, za pomocą którego różne elementy organizacji są uporządkowane i kontrolowane w celu osiągnięcia jej celów. System ten może obejmować zasady, role i obowiązki.

Ujednolicając i łącząc części organizacji, struktura organizacyjna umożliwia współpracę grup w ramach ich poszczególnych funkcji i wyznacza przepływ informacji pomiędzy poziomami organizacyjnymi, tak aby firma mogła osiągnąć maksymalną wydajność.

Wybrana struktura organizacyjna wpływa na sukces organizacji w realizacji jej strategii i celów.

Elementy struktury organizacyjnej

Elementy stanowią podstawę struktury organizacyjnej i są niezbędne do pomyślnego rozwoju organizacji. Dobrze przemyślana struktura może poprawić komunikację, podejmowanie decyzji i ogólną efektywność organizacji.

Należy wziąć pod uwagę następujące elementy struktury organizacyjnej:

• Działy i jednostki funkcjonalne: Działy reprezentują określone obszary w organizacji, każdy z własnym obszarem odpowiedzialności. Należą do nich między innymi sprzedaż, marketing, zasoby ludzkie, finanse i produkcja.
• Hierarchia organizacji: Hierarchia określa strukturę władzy i odpowiedzialności w organizacji. Obejmuje to szczeble takie jak najwyższe kierownictwo, kierownictwo średniego szczebla i pracownicy szczebla operacyjnego.
• Organy zarządzające: Są to grupy lub osoby odpowiedzialne za podejmowanie strategicznych decyzji i nadzorowanie ogólnego funkcjonowania organizacji. Obejmuje to zarząd i wyższą kadrę kierowniczą.
• Łańcuch dowodzenia: Łańcuch dowodzenia to linia władzy biegnąca od najwyższego kierownictwa przez organizację. Określa, kto komu podlega i w jaki sposób podejmowane są decyzje.
• Role i obowiązki: Każde zadanie ma określone role i obowiązki, które należy wypełnić. Zdefiniowanie tych ról jest niezbędne dla przejrzystości i efektywności organizacji.
• Komunikacja wewnętrzna: Struktura określa sposób, w jaki komunikacja odbywa się w organizacji. Może to odbywać się od góry do dołu, od dołu do góry lub w obie strony, w zależności od kultury organizacyjnej i potrzeb.
• Zasady i procedury: Tutaj ustalane są zasady i procedury regulujące zachowania i procesy w organizacji. Obejmuje to politykę personalną, politykę jakości i wiele innych.
• Kultura organizacyjna: Struktura wpływa na kulturę organizacji. Definiuje wartości, przekonania i normy podzielane przez pracowników.
• Strategia organizacyjna: Struktura musi być zgodna ze strategią organizacji. Musi wspierać cele i misję firmy.
• Elastyczność: W stale zmieniającym się środowisku biznesowym struktura musi być wystarczająco elastyczna, aby dostosować się do nowych możliwości i wyzwań.
• skalowalność: Musi umożliwiać organizacji rozwój bez utraty wydajności i efektywności.
• Ciągła ocena i doskonalenie: Struktura musi być stale przeglądana i ulepszana, aby zapewnić jej efektywność i efektywność.

Zalety struktury organizacyjnej

Poniżej przedstawiamy 5 korzyści płynących z jasnego zdefiniowania struktury organizacyjnej Twojej firmy i zakomunikowania jej wszystkim członkom zespołu:

1. Efektywniejsze podejmowanie decyzji

Struktury organizacyjne można zaprojektować tak, aby promowały przepływ informacji od pracowników pierwszej linii do decydentów w firmach.

Przepływ informacji wynikający ze struktury organizacyjnej można wykorzystać do promowania szybszego i skuteczniejszego podejmowania decyzji.

Kiedy różne zespoły robocze mogą lepiej się ze sobą komunikować, ma to również pozytywny wpływ Komunikat organizacyjny firmy. Doprowadzi to do szybszego i skuteczniejszego podejmowania decyzji.

2. Prowadź wiele lokalizacji biznesowych

Zdefiniowana struktura pomaga przedsiębiorcom stworzyć łańcuch zarządzania organizacją, aby zapewnić, że wszystkie lokalizacje firmy działają zgodnie ze standardowymi procedurami operacyjnymi firmy.

Struktura organizacyjna pomaga zapewnić, że wszystkie lokalizacje firm działają w podobny sposób i przestrzegają tych samych procedur, szczególnie w przypadku firm, które pracują zdalnie lub z dowolnego miejsca.

3. poprawa efektywności operacyjnej

Struktury organizacyjne pomagają wyznaczyć zadania pracowników i osób odpowiedzialnych za monitorowanie ich właściwej realizacji.

Podział firmy na wiele zespołów lub oddziałów zapewnia łatwiejszą realizację wszystkich zadań i obowiązków specyficznych dla tych działów. Kiedy pracownik wie, nad czym musi popracować, może działać szybko i skutecznie.

Struktury organizacyjne można również tworzyć z pewną elastycznością, dodając nowe działy lub pracowników, aby żaden pojedynczy menedżer w firmie nie był przeciążony i aby uniknąć silosów organizacyjnych.

4. Zwiększona wydajność pracowników

Jeśli pracownikowi przydzielono jasno określone zadania i obowiązki, może on dobrze wykonywać swoją pracę.

Struktura organizacyjna zapewnia pracownikom wskazówki, których potrzebują, aby każdego dnia wykonywać swoją pracę jak najlepiej, a ta lepsza wydajność może również prowadzić do wyższego morale i satysfakcji pracowników.

5. Unikanie powielania wysiłków

Dzielenie pracowników na zespoły w oparciu o ich umiejętności i wiedzę pozwala uniknąć ryzyka nakładania się zadań.

Przykładowo, gdy projekt zostaje przydzielony jednemu zespołowi, pozostałe zespoły wiedzą, że nie są za niego odpowiedzialne, bo też mają swoje określone zadania.

Znaczenie struktury organizacyjnej

Utworzenie struktury organizacyjnej jest niezbędnym krokiem w projektowaniu każdego przedsiębiorstwa.

Struktura nie tylko wyznacza hierarchię w firmie, ale także pozwala na zaprojektowanie struktury wynagrodzeń pracowników.

Definiując strukturę organizacyjną, firma może określić poziomy zaszeregowania i wynagrodzenia na każdym stanowisku oraz podzielić pracowników i funkcje na różne działy, tak aby można było łatwo wykonywać różne czynności w tym samym czasie.

Projektując strukturę organizacyjną, firma musi określić wyniki, jakie ma przynieść nowa struktura lub proces, w tym:

Podstawowe stanowiska, wymagania dotyczące istniejących funkcji, nowe funkcje lub niezbędne zmiany, kluczowe parametry, obowiązki, krytyczne przepływy informacji i uprawnienia decyzyjne według poziomu organizacyjnego.

Różnica między strukturą organizacyjną a projektem organizacyjnym

Projektowanie organizacji to proces strategicznego planowania i projektowania organizacji pod kątem jej celów i zasobów, natomiast struktura organizacyjna odnosi się do sposobu, w jaki zadania i ludzie w tej organizacji są zorganizowani i podzieleni, aby osiągnąć te cele.

Projekt poprzedza strukturę, ponieważ obejmuje strategiczne decyzje, które są następnie wdrażane poprzez strukturę organizacyjną.

5 Rodzaje struktur organizacyjnych

Wyróżnia się następujące typy struktur organizacyjnych:

1. Funkcjonalna struktura organizacyjna

Struktura funkcjonalna dzieli pracę i pracowników według specjalizacji. Jest to hierarchiczna, zwykle zintegrowana pionowo struktura, która dzieli firmę ze względu na specjalizację jej pracowników.

W strukturach funkcjonalnych pracownicy podlegają bezpośrednio kierownikom swoich obszarów funkcjonalnych, którzy z kolei podlegają liderowi organizacji. Kierownictwo wyższego szczebla musi centralnie koordynować działania specjalistycznych działów.

W tej funkcjonalnej strukturze organizacyjnej można zaobserwować:

• CEO (Chief Executive Officer) stoi na szczycie hierarchii i odpowiada za całą organizację.
• Wiceprezes ds. produkcji odpowiada za nadzór nad procesami produkcyjnymi i ma pod sobą kilka działów.
• Za operacje produkcyjne odpowiedzialny jest dział produkcyjny, za produkcję odpowiedzialny jest zespół operacyjny, a za zapewnienie standardów jakości odpowiedzialny jest zespół kontroli jakości.
• Za projektowanie produktów i rozwój procesów odpowiada Dział Inżynierii, przy czym do każdego z tych obszarów przypisany jest odrębny zespół.
• Dział logistyki odpowiada za zarządzanie zakupami i dystrybucją wytwarzanych produktów i dla każdej z tych funkcji posiada wyspecjalizowane zespoły.

2. Struktura dywizjonowa lub wielooddziałowa

Struktura dywizji zazwyczaj dzieli pracowników i pracowników według produkcji, chociaż strukturę dywizji można również podzielić według innych zmiennych, takich jak rynek lub region.

Firma stosująca tę metodę buduje swój zespół zarządzający w oparciu o produkty, projekty lub spółki zależne, którymi zarządza. Ten typ struktury jest przydatny, gdy baza produktów zwiększa się pod względem ilości lub złożoności.

W tej wydzielonej lub wielooddziałowej strukturze organizacyjnej można zaobserwować:

• CEO (Chief Executive Officer) stoi na szczycie hierarchii i sprawuje władzę nad całą organizacją.
• Wiceprezes wykonawczy ds. operacyjnych jest odpowiedzialny za nadzorowanie ogólnej działalności firmy i podlega mu kilka działów.
• Każdy dział koncentruje się na konkretnym obszarze biznesowym, m.in. Np. elektronika, moda i usługi.
• Każdy dział posiada własne działy funkcjonalne, takie jak badania i rozwój, produkcja, sprzedaż, projektowanie, produkcja, marketing, doradztwo i wsparcie techniczne.
• Niektóre wydziały, jak np B. dział sprzedaży, może istnieć w kilku działach w celu zapewnienia specyficznego zarządzania obszarem biznesowym.

3. Struktura macierzy

W strukturze macierzowej struktura funkcjonalna i dywizjonowa są łączone, tworząc podwójną sytuację przywództwa.

Dzięki tej strukturze pracownicy są podzieleni na różne obszary lub działy. W strukturze macierzowej pracownik podlega dwóm menedżerom, którzy wspólnie odpowiadają za wyniki pracownika.

Zazwyczaj menedżer pełni funkcję administracyjną, np. Na przykład jeden może pracować w finansach, zasobach ludzkich, technologii informacyjnej, sprzedaży lub marketingu, podczas gdy drugi pracuje w jednostce biznesowej związanej z produktem, usługą, klientem lub obszarem geograficznym.

4. Płaska lub pozioma struktura organizacyjna

Płaska struktura organizacyjna sprawia, że ​​hierarchia i struktura dowodzenia są bardziej poziome i dają pracownikom dużą autonomię.

Firmy stosujące tego typu strukturę charakteryzują się dużą szybkością realizacji, ponieważ eliminują typowe bariery wewnętrzne i zewnętrzne w postaci skrzynek organizacyjnych, a wszystkie komórki są połączone w sposób efektywny i elastyczny.

Zespoły zastępują działy, a organizacja i dostawcy współpracują ze sobą tak blisko, jak części tej samej firmy.

W proces podejmowania decyzji zaangażowani są wszyscy, łącznie z kadrą kierowniczą, menadżerami i pracownikami. Powszechne jest również korzystanie z ocen wyników, szczególnie z oceną 360 stopni.

5. Modułowa struktura organizacyjna

Struktury modułowe różnią się od organizacji płaskich tym, że komponenty produktu są zlecane na zewnątrz.

Konstrukcje modułowe pozwalają na utrzymanie głównej części produktu we własnym zakresie i zlecanie na zewnątrz części innych niż podstawowe.

Siatki są dodawane lub usuwane w razie potrzeby. Aby możliwa była konstrukcja modułowa, produkt musi mieć możliwość podziału na części.

Dostawcy z jednej strony i klienci z drugiej stają się częścią organizacji; organizacja dzieli się informacjami i innowacjami ze wszystkimi.

Dostosowanie produktów i usług do klientów jest efektem elastyczności, kreatywności, pracy zespołowej i szybkości reakcji. Decyzje biznesowe podejmowane są na poziomie firmy, działu, projektu i poszczególnych członków zespołu.

Wybór właściwej struktury organizacyjnej

Wybór odpowiedniej struktury organizacyjnej dla firmy może być procesem złożonym i zależnym od wielu czynników. Poniżej znajduje się kilka kluczowych kroków, które mogą pomóc w podjęciu tej decyzji:

• Przeanalizuj cele i strategie firmy: Zapoznaj się z celami firmy i strategiami, które są już wdrażane lub są planowane do wdrożenia. Dzięki temu uzyskasz jasny obraz konkretnych potrzeb i wymagań struktury organizacyjnej.
• Ocena środowiska zewnętrznego i wewnętrznego: Zbadaj środowisko biznesowe, w którym działasz, w tym konkurencję, zmiany technologiczne, czynniki ekonomiczne i prawne. Weź także pod uwagę wewnętrzną kulturę i wartości firmy, a także jej wielkość, zasięg geograficzny i branżę.
• Definiuje zadania i obowiązki: Ustala kluczowe zadania do wykonania w organizacji i związane z nimi obowiązki. Grupuj powiązane zadania i określ, które funkcje lub działy są odpowiedzialne za każde zadanie.
• Zastanów się, jakie opcje konstrukcyjne są brane pod uwagę: Przeanalizuj charakterystykę każdej struktury i oceń, która z nich najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy. Weź pod uwagę takie aspekty, jak podejmowanie decyzji, komunikacja, koordynacja i efektywność operacyjna.
• Ocena elastyczności i zdolności adaptacyjnych: Upewnij się, że wybrana struktura organizacyjna jest elastyczna i może dostosować się do zmian w środowisku biznesowym. Responsywność i elastyczność są kluczowe w dynamicznym środowisku biznesowym.
• Znalezienie właściwej równowagi: Znajdź właściwą równowagę pomiędzy specjalizacją a koordynacją. Zbyt duża specjalizacja może prowadzić do fragmentacji i nieporozumień w komunikacji, natomiast zbyt duża koordynacja może prowadzić do nieefektywności. Poszukaj struktury, która pozwala na efektywną współpracę pomiędzy różnymi częściami organizacji.
• Przetestuj i dostosuj: Przedstaw wybraną strukturę organizacyjną i oceń jej efektywność w miarę rozwoju biznesu. Wprowadź niezbędne korekty i zmiany, aby zwiększyć wydajność i osiągnąć cele.

Pamiętaj, że wybór właściwej struktury organizacyjnej nie jest ostateczny i może wymagać przeglądu i dostosowania w miarę rozwoju i zmian firmy. Bądź otwarty na zmiany i ucz się na doświadczeniach, aby stale ulepszać strukturę organizacyjną swojej firmy.

Jaką rolę pełni schemat organizacyjny w strukturze organizacyjnej?

Schemat organizacyjny to graficzne przedstawienie struktury organizacyjnej firmy lub instytucji. Odgrywa zasadniczą rolę w zarządzaniu i komunikowaniu struktury organizacyjnej oraz spełnia kilka kluczowych funkcji:

• Wizualizacja konstrukcji: Schemat organizacyjny zapewnia wizualną reprezentację hierarchii i rozmieszczenia działów, jednostek i stanowisk w organizacji. Dzięki temu pracownicy mogą łatwo zrozumieć strukturę i strukturę dowodzenia.
• Jasność co do ról i obowiązków: Schemat organizacyjny jasno określa zadania i obowiązki poszczególnych stanowisk w organizacji. Pomaga to uniknąć nieporozumień i nakładania się funkcji.
• Komunikacja wewnętrzna: Schemat organizacyjny ułatwia komunikację wewnętrzną, ponieważ pokazuje, kto komu podlega i jak poszczególne działy i obszary są ze sobą powiązane. Jest to szczególnie przydatne przy podejmowaniu decyzji i rozwiązywaniu problemów.
• Identyfikacja kluczowych stanowisk: Umożliwia szybką identyfikację kluczowych lokalizacji, takich jak: B. Menedżerowie i przełożeni, a także obszary lub działy odpowiedzialne za określone funkcje.
• Planowanie i projektowanie organizacyjne: Pomaga w planowaniu i projektowaniu struktury organizacyjnej. Pozwala kierownictwu firmy ocenić efektywność istniejącej struktury i dokonać ewentualnych korekt.
• Orientacja dla nowych pracowników: Schemat organizacyjny jest cennym narzędziem orientacji nowych pracowników, pomaga im zrozumieć strukturę organizacji i swoje w niej miejsce.
• Ocena obciążenia pracą: Schemat organizacyjny można wykorzystać do oceny rozkładu obciążenia pracą pomiędzy różnymi działami i stanowiskami, co może być przydatne w zarządzaniu zasobami.
• Ułatwianie rozwoju zawodowego: Pracownicy mogą wykorzystać schemat organizacyjny do zrozumienia ścieżek rozwoju zawodowego w organizacji i ustalenia celów zawodowych.
• wspomaganie decyzji: Kierownictwo może wykorzystać schemat organizacyjny do zidentyfikowania kluczowych osób, które powinny być zaangażowane w decyzje strategiczne i operacyjne.
• książka referencyjna: Służy jako szybki dostęp do informacji o strukturze organizacyjnej w dowolnym momencie.

Struktura organizacyjna w obsłudze klienta

Struktura organizacyjna w obsłudze klienta pozwala profesjonalistom zapewnić najlepszą możliwą obsługę klienta, osiągnąć cele firmy i zadowolić klientów.

Struktura ta składa się z hierarchii i ról, które firma ustanawia w swoim dziale obsługi klienta.

Struktura organizacyjna obsługi klienta pomaga profesjonalistom zrozumieć oczekiwania związane z ich rolami oraz wiedzieć, do których menedżerów i liderów zespołów powinni się zwrócić ze swoimi problemami.

Pomagając lepiej zdefiniować hierarchię działu i przypisując określone role profesjonalistom, struktury organizacyjne obsługi klienta pomagają również tworzyć silniejsze, bardziej funkcjonalne zespoły.

Konkluzja

Jak widać, jasno określona struktura organizacyjna w Twojej firmie jest kluczowym czynnikiem nie tylko wewnętrznego doskonalenia, ale także satysfakcji klientów.

Narzędzia takie jak Pytanie Pro CX pozwalają zarządzać doświadczeniami klientów poprzez połączenie wszystkich pracowników zaangażowanych w obsługę klienta, aby skutecznie i w czasie rzeczywistym reagowali na wszelkie uwagi, skargi i sugestie. W ten sam sposób platformy lubią Siła robocza PytaniePro zarządzanie doświadczeniami pracowników i zbieranie informacji zwrotnych z całej organizacji.

Jeśli chcesz wiedzieć, jak działają, poproś o bezpłatną wersję demonstracyjną!

Prezentacja online na żywo 1:1:
OPROGRAMOWANIE PRACOWNICZE QUESTIONPRO

Umów się na indywidualne spotkanie i odkryj nasze oprogramowanie do badań rynku.

Wypróbuj oprogramowanie do badania rynku i zarządzania doświadczeniem przez 10 dni bezpłatnie!

Masz pytania dotyczące zawartości tego bloga? Po prostu skontaktuj się z nami za pomocą formularza kontaktowego. Nie możemy się doczekać rozmowy z Tobą! Przetestuj również QuestionPro 10 dni bezpłatnie i bez ryzyka w spokoju i głębi!

UDOSTĘPNIJ TEN ARTYKUŁ

SŁOWA KLUCZOWE TEGO POSTU NA BLOGU

Struktura organizacji | Organizacja | struktura