Umfrageteilnehmer finden und mehr Feedback für Ihre Online-Umfrage gewinnen. Best-Practice und Tipps

In diesem Blogartikel geben wir Ihnen unser Best-Practice-Wissen zur Gewinnung von Umfrageteilnehmern weiter und zeigen Ihnen auf, wie Sie somit mehr Feedback gewinnen

Tipp 1: Mehr Umfrageteilnehmer finden durch Personalisierung Ihrer Einladung zur Online Umfrage oder Studie

Wenn Sie wissen, wen Sie anschreiben und über die entsprechenden Daten verfügen, dann sollten Sie die Person auch bei ihrem Namen ansprechen. Ein “Liebe Frau Müller” oder “werter Herr Aubameyang” ist persönlicher als ein “Sehr geehrte Damen und Herren” oder gar wie teilweise recht abstruse Ansprachen in Form von “Guten Tag sehr geehrte Dame, guten Tag sehr geehrter Herr”. Mittlerweile gibt es Werkzeuge für den Versand von personalisierten Serien E-Mails, auf die Sie unbedingt zurückgreifen sollten. Bei QuestionPro ist diese Funktion bereits integriert.

Tipp 2: Betreffzeile in der Einladungsmail

Wenn Sie potentielle Umfrageteilnehmer per E-Mail einladen, formulieren Sie eine knappe und inhaltsstarke Betreffzeile! Denn bereits beim Lesen der Betreffzeile entscheidet jeder potentielle Umfrageteilnehmer, ob der folgende Inhalt der Nachricht interessant sein könnte oder nicht!

Tipp3: Infos zu Umfang und Dauer der Online Umfrage

Das ist ein ganz wichtiger Aspekt! Schreiben Sie in Ihrer Einladung an potentielle Umfrageteilnehmer auf jeden Fall dazu, wie viel Zeit das Ausfüllen des Fragebogens in etwa in Anspruch nehmen wird und um wie viele Fragen es sich handelt. Denn wenn die Umfrageteilnehmer während der Eingabe merken, dass die Befragung sehr lange dauert, wird diese wahrscheinlich rigoros abgebrochen und auch kein zweites mal angefangen oder fortgesetzt. Um die durchschnittliche Bearbeitungszeit zu ermitteln, führen Sie einfach eine Test-Befragung mit Freunden, Bekannten oder Mitarbeiter*innen durch.

Tipp 4: Beschreiben Sie den genauen Zeitplan

Teilen Sie Ihren potentiellen Umfrageteilnehmern mit, wie lange sie für die Beantwortung der Umfrage Zeit haben. Eine Woche? 10 Tage? Einen Monat? Die Teilnehmer*innen können somit besser Planen, wann sie diese Umfrage ausfüllen. Und teilen Sie den Probanden auch mit, für wann Sie die Ergebnisse erwarten, sofern es sich um eine Befragung handelt, die letztendlich veröffentlicht wird.

Tipp 5: Persönliche Daten Ihrer Umfrageteilehmer

Wenn Sie persönliche Daten erheben möchten, dann erwähnen Sie dieses bereits in der Einladung. Das schafft Vertrauen! Wenn die Teilnehmer*innen erst während des Ausfüllens des Fragebogens auf die Erfassung persönlicher Daten stoßen, vor allem zum Ende der Befragung hin, könnte das einen faden Beigeschmack bekommen. Die Probanden fühlen sich eventuell “hintergangen” und der Fragebogen wird geschlossen – und zwar ohne Datenversand! Bleiben Sie immer transparent!

Tipp 6: Datenschutzbestimmungen

Fügen Sie dem Einladungsschreiben auch in jedem Falle eine Datenschutzbestimmung hinzu. Entweder als Anhang per PDF, oder noch besser einfach als Link. Das schafft zusätzliches Vertrauen und die Umfrageteilnehmer ersehen, was genau mit den Daten geschieht. Im Übrigen: Mit der im Mai in Kraft tretenden → Europäischen Datenschutzverordnung  (DSGVO/GDPR) sind Sie ohne dazu verpflichtet, Ihren Umfrageteilnehmern Rechenschaft darüber abzulegen, was mit ihren Daten geschieht.

Tipp 7: Verwendung der gewonnen Informationen

Teilen Sie ihren angehenden Umfrageteilnehmern genau mit, was der Sinn und Zweck dieser Befragung ist! Verdeutlichen Sie Ihre Absichten, was genau Sie herausfinden möchten, welche Erkenntnisse für Sie von Bedeutung sind. Transparenz ist von enormer Wichtigkeit.

Tipp 8: Halten Sie es kurz

Bei Ihrer Einladung zur Befragung halten Sie sich am besten kurz und knapp und bringen Sie die Dinge schnell auf den Punkt! Nutzen Sie keine allzu ausschweifenden Formulierungen, denn lange und vor allem viele Sätze liest bei einer immer niedriger werdenden Aufmerksamkeitsspanne und eine immer größer werdende Nachrichtenflut ohnehin niemand!

Tipp 9: Seien Sie aufrichtig freundlich

Nun werden Sie denken: Natürlich, das ist doch selbstverständlich! Nein. Weit gefehlt. Noch heute versenden manche Institute oder Unternehmen Einladungen, die sich lesen, als sei es eine Gnade Gottes, an der Umfrage teilnehmen zu dürfen. Formulierungen wie “Füllen Sie den Fragebogen bis spätestens XX.XX aus” oder “wir haben Sie ausgewählt, an unserer Umfrage teilnehmen zu dürfen” sind in der Tat noch immer gebräuchlich. Bringen Sie im Anschreiben an Ihre potentiellen Umfrageteilnehmer schlicht zum Ausdruck, dass Sie sich sehr über die Teilnahme an der Umfrage freuen würden und Sie es als eine große Wertschätzung empfinden, dass sich jemand die Zeit für die Befragung nimmt. Aber auch hier gilt: kein übertriebener Pathos! Sie bekommen das schon hin.

Tipp 10: Belohnung & persönlichen Nutzen für Umfrageteilnehmer

Wenn Sie sich dazu entschieden haben, Ihren Umfrageteilnehmern als Dankeschön für das Ausfüllen des Fragebogens eine Belohnung, also sogenannte Incentives, zukommen zu lassen, etwa einen Gutschein oder Bonuspunkte, dann erwähnen Sie das bereits im Anschreiben und nicht erst im Einleitungstext der Befragung selbst. Sollten Sie kein Incentive-Programm haben, dann sollten Sie zumindest den persönlichen Nutzen formulieren, den die Befragungsteilnehmer*innen aus der Beantwortung der Befragung ziehen, etwa die Verbesserung des Produktes, um welches es in der Umfrage geht. 

Tipp 11: Umfrageteilnehmer in den sozialen Medien finden

Facebook, Twitter, XING oder auch LinkedIn sind hervorragende Plattformen, um Umfrageteilnehmer zu finden. Posten Sie Ihre Online-Umfrage ganz einfach innerhalb einer Facebook-Gruppe oder in der eigenen Timeline. Auf XING gibt es diverse Gruppen, die das Finden von Umfrageteilnehmern  zum Thema haben. Aber auch auf Twitter lassen sich Umfrageteilnehmer finden. Wenn Sie den Link zu Ihrer Online-Umfrage posten, dann achten Sie darauf, dass Sie relevante Hashtags nutzen, etwa zum Forschungsgegenstand und zum Nutzen der Umfrage.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen ein paar Anregungen und umsetzbare Tipps mit auf dem Weg geben, um Umfrageteilnehmer zu finden für Ihre Online Umfrage. Oft sind es ja dann doch die Kleinigkeiten, die den Unterschied machen! Wenn Sie weitere Fragen zum Thema Einladungen bei Umfragen haben, stehen wir Ihnen mit unserer Expertise sehr gerne zur Verfügung! Beachten Sie auch die Möglichkeit der Nutzung unseres Online Panels für die Gewinnung von Befragungsteilnehmern und Daten für Ihre Marktforschung. Setzen Sie auf QuestionPro, wenn auch Sie mehr Umfrageteilnehmer finden möchten!

Beachten Sie auch unseren Blogartikel Die Kunst der Teilnehmergewinnung.

Wenn Sie Fragen zum Thema “Umfrageteilnehmer finden” oder andern Best-Practice-Tipps haben, dann freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Über unsere Kontaktseite können Sie sich mit uns in Verbindung setzen.

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